POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE (RGDP)

EDM Centre d’affaires

154 Rue André Derain – ZAC Grand Sud – 71000 Mâcon – FRANCE

Siret : 897 539 821 00016

Tél : 03.79.35.06.60

Email : contact@centredaffaires-edm.fr

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

  1. Objet de la présente politique

La présente politique a pour objectif d’informer les clients, prospects, visiteurs du site internet et personnes domiciliées au sein d’EDM Centre d’Affaires sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées et traitées, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

  1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données personnelles est :
EDM Centre d’Affaires, SAS au capital de 5 000 euros, dont le siège social est situé 154 Rue André Derain – ZAC Grand Sud – 71000 Mâcon, immatriculée au RCS de Mâcon sous le numéro 897 539 821.
Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : contact@centredaffaires-edm.fr.

  1. Données collectées

Nous pouvons être amenés à collecter les catégories de données suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénom, fonction, entreprise, numéro de pièce d’identité dans le cadre de la domiciliation, signature ;
  • Données de contact : adresse postale, adresse email, numéro de téléphone ;
  • Données contractuelles : type de prestation souscrite (bureau, salle de réunion, domiciliation, services associés), durée du contrat, historique des prestations ;
  • Données de facturation et de paiement : coordonnées bancaires pour le prélèvement, RIB, informations nécessaires à la facturation ;
  • Données liées à la vie professionnelle : société représentée, statut, informations figurant sur l’extrait Kbis ;
  • Données de connexion et de navigation sur le site : pages consultées, date et heure de connexion, adresse IP (à des fins de sécurité et de bon fonctionnement du site) ;
  • Données liées à la sécurité des locaux : images issues du système de vidéoprotection mis en place dans les espaces communs et aux abords du centre d’affaires, dans le respect de la réglementation applicable.
  1. Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion des demandes de contact et de renseignements envoyées via le site internet ou par téléphone ;
  • Élaboration de devis, préparation et exécution des contrats de location de bureaux, de salles de réunion ou de domiciliation ;
  • Gestion administrative des dossiers de domiciliation conformément aux obligations légales (vérification d’identité, conservation des pièces justificatives, tenue du registre des domiciliés) ;
  • Facturation, recouvrement et comptabilité ;
  • Gestion de la relation client : suivi des prestations, historique des échanges, organisation des réservations de salles ;
  • Gestion de la sécurité des locaux et des personnes, notamment via le système de vidéoprotection ;
  • Envoi ponctuel d’informations relatives aux services d’EDM Centre d’Affaires à des clients et prospects professionnels ;
  • Amélioration du fonctionnement du site internet et des services proposés.
  1. Bases légales des traitements

Les traitements mis en œuvre par EDM Centre d’Affaires reposent sur les bases légales suivantes :

  • L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : gestion des demandes, préparation des offres, exécution des contrats de location ou de domiciliation ;
  • Le respect d’obligations légales : obligations liées à la domiciliation, gestion comptable et fiscale, conservation de certaines données imposées par la loi ;
  • L’intérêt légitime d’EDM Centre d’Affaires : organisation interne, amélioration des services, sécurité des locaux, prospection auprès de clients professionnels dans un contexte B to B ;
  • Le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci est requis (par exemple pour certains cookies non essentiels ou pour une communication marketing spécifique).
  1. Destinataires des données

Les données personnelles sont principalement destinées aux équipes internes d’EDM Centre d’Affaires habilitées à les traiter dans le cadre de leurs fonctions.

Elles peuvent également être transmises, lorsque cela est nécessaire :

  • Aux prestataires techniques intervenant pour le compte d’EDM Centre d’Affaires (hébergeur du site, prestataire informatique, outil de gestion, etc.) ;
  • À l’expert-comptable et aux services chargés de la tenue de la comptabilité ;
  • Aux autorités administratives ou judiciaires, sur demande légale ou dans le cadre d’une obligation réglementaire ;
  • Aux organismes bancaires, pour la gestion des paiements et prélèvements.

EDM Centre d’Affaires ne revend pas les données personnelles à des tiers.

  1. Durées de conservation

Les données sont conservées pour des durées limitées, proportionnées aux finalités poursuivies et aux exigences légales, notamment :

  • Données relatives aux prospects : 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée ;
  • Données relatives aux clients : pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant 5 ans à compter de la fin du contrat, sauf obligation légale plus longue ;
  • Pièces comptables (factures, écritures) : 10 ans, conformément aux obligations comptables ;
  • Dossier de domiciliation et pièces justificatives d’identité : pendant la durée du contrat de domiciliation, puis pour la durée imposée par la réglementation ;
  • Données de vidéoprotection : en principe 30 jours, sauf nécessité de conservation plus longue dans le cadre d’une enquête ou procédure ;
  • Données de connexion : jusqu’à 12 mois pour des raisons de sécurité du système d’information.
  1. Cookies et traceurs

Le site https://centredaffaires-edm.fr utilise des cookies et autres traceurs pour assurer son bon fonctionnement et mesurer l’audience.

Lors de votre première visite, une bannière d’information vous permet de :

  • accepter tous les cookies ;
  • refuser les cookies non essentiels ;
  • personnaliser vos choix.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le module de gestion des cookies accessible sur le site. Pour davantage d’informations, nous vous invitons à consulter la politique de cookies disponible en ligne.

  1. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :

  • Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie ;
  • Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
  • Droit d’effacement : demander, dans certains cas, la suppression de vos données ;
  • Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire d’un traitement dans des situations déterminées ;
  • Droit d’opposition : vous opposer à tout moment à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, notamment la prospection commerciale ;
  • Droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et réalisé à l’aide de procédés automatisés ;
  • Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser votre demande, accompagnée d’un justificatif d’identité si nécessaire, à : contact@centredaffaires-edm.fr ou par courrier à l’adresse postale du siège.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

  1. Sécurité des données

EDM Centre d’Affaires met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque : contrôle des accès, sécurisation des postes de travail, mots de passe robustes, sauvegardes régulières, sensibilisation des collaborateurs, choix de prestataires conformes au RGPD.

  1. Transferts hors Union européenne

Les données collectées sont, en principe, hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. Si certaines données devaient être transférées en dehors de l’Union européenne, EDM Centre d’Affaires s’assurerait que ce transfert intervienne dans un cadre juridique offrant un niveau de protection adéquat (décision d’adéquation de la Commission européenne ou signature des clauses contractuelles types approuvées par la Commission).

  1. Mise à jour de la politique

La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer afin de prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires ou toute modification de l’organisation d’EDM Centre d’Affaires ou des services proposés. La version en vigueur est celle publiée sur le site https://centredaffaires-edm.fr à la date de votre consultation.